1 监理文件的形成

　　众所周知，具有相应资质的工程监理单位在与建设单位签署委托监理合同后，随即着手组建驻地的项目监理机构，该机构使命是代表工程监理单位履行合同，具体工作是根据合同约定对工程项目进行目标控制，也就是三控、三管、一协调（费用控制、进度控制、质量控制、合同管理、信息管理、安全管理、协调各参建单位工作关系）。

　　监理机构在进行目标控制过程中需要做的各种工作可归纳为外业工作，而在此过程中形成的文字记录就是内业资料。质量验收、巡查、召开监理例会、工程计量、费用核算、索赔事件调查、传达上级单位文件、针对工程变更进行工作联系协调等等都是外业工作的体现形式，形成的巡查记录、会议纪要、监理工程师通知单、监理月报等文件就是内业资料。监理工作有必要注重内、外业工作的结合，根据工程项目特点、建设单位要求合理调整内外业工作所占比重。一旦只关注外业工作而忽视内业工作，极易出现监理工作结果无追溯性、质量安全事故监理无规避责任的证据。相反，一味追求内业资料完整性而轻视外业工作，也会导致工作脱离实际、工作务虚、材料失真。外业工作向内业资料提供信息数据源，可视为内业资料的“参考索引文献”或载体，而内业资料充分反映外业工作成果，可视为外业工作的表现形式。两者有机结合、相互促进，才能更好地推动监理工作开展。

　　2 监理文件的种类目录

　　按照监理合同签订后的时间顺序，监理文件有监理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理工程师函、监理工程师联系单、监理工程师通知单、监理日志、监理周报、监理月报、监理质量评估报告、监理工作总结等。除此之外还有旁站监理记录、平行检查记录等。

　　由于安全生产重要性及特殊性，监理资料中的安全资料单独整理成册，笔者有幸参与某电子工业厂房建设项目，作为安全专业监理工程师，亲力亲为编写整理安全监理资料，包括安全监理日报、安全监理周报、安全监理月报、安全监理会议纪要、安全监理信函、安全监理工程师通知单、安全缺失整改记录（SA Non-Conformity Record）、安全监理实施细则等。除此之外还有大型机械安拆旁站记录、安全监理检查表等。

　　以上文件相互呼应，形成监理内业工作成果。

　　3 监理文件编写共性

　　监理工作文件虽然种类繁多，编写工作量及强度惊人，但是存在一定共性，前人在此基础上总结丰富，使监理从业人员在编写文件时根据固定的大纲、框架进行填充，在减轻工作量的同时也使得文件编写遵循一定的规律。笔者总结，监理文件的编写共性在于以下几点。

　　（1）各类监理文件框架内容都围绕着工程项目管理目标控制展开。目标控制即三控、三管、一协调。尤其是监理大纲、规划、月报、会议纪要、工作总结等，核心内容都是目标控制。

　　（2）监理文件编写第一人称均在公正、独立的第三方立场。根据监理规范、委托监理合同及监理工作特性（公正、独立、科学、服务）原则，明确表达监理工作指示。特别是监理会议纪要，其内容客观反映各参建单位的意见，同时根据合同条款及设计意图作出指示。

　　（3）监理文件注重专业化术语、以事实为依据，坚持客观理性、摒弃主观感性分析问题。监理工程师通知单反映的问题基本以施工现场实测实量为依据、以设计规范为准绳、以监理工程师具备的专业化知识进行分析，措辞明确，从而使责任单位更加透彻地领悟监理机构指示，避免扯皮现象。

　　（4）监理文件侧重监理工作绩效前瞻性、全面性、针对性。在下一道工序进行前，监理机构通过签发例会纪要、监理联系单及时告知施工单位需要注意的事项，这种前瞻性行为反映了监理工作事前控制、主动控制。同样会议纪要、月报、大纲及规划等监理文件内容全面详实，反映监理工作全过程控制的特点，而监理通知单、联系单针对某一事项作出指示，体现“一事一单”。

　　4 监理文件编写技巧

　　由于监理大纲、规划、实施细则、月报等文件已形成固定模板，所以笔者在此仅对日志、信函、会议纪要等监理过程文件编写技巧进行简要分析。

　　4.1 监理日志及安全监理日报

　　监理日志是反映监理机构每日工作成果的记录，应由专业监理工程师编写，总监或总监代表审核后签发相关参建单位。监理日志内容应包括项目名称、日期、天气等常规内容，核心内容包括现场施工内容（包括人、机、料等资源投入情况）、施工进度情况、施工质量问题、监理工作情况、签发监理文件台账、之前问题整改复查情况、工程照片等。

　　4.2 监理工程师通知单/联系单/信函

　　监理工程师通知单是针对施工现场存在突出、有一定危险程度的问题而签发，其效力高于监理联系单及监理工程师函，前者要求施工单位务必限期整改并作出书面回复，后两类文件无强制性回复特性，多用于前期提示、传达上级部门文件等，反映事前控制。但一些监理从业人员在编写该文件时存在以下诸多不当之处：

　　（1）对施工项目部的称呼不当。一些监理机构称之为“贵司”，其实施工单位项目部是代表施工企业驻场履行施工承包合同的机构，施工现场发生问题的直接责任者及监理文件接收者均为施工项目部，而非施工企业。且监理机构与施工项目部是监理与被监理的关系，彼此并无合同关系约束，监理机构正常开展工作是代表建设单位进行工程管理，编写此类文件应立足于严肃立场。 1/2 12下一页尾页