（2）自称不当。监理文件编写者多自称“本监理单位”，根据GB/T50319—2013《建设工程监理规范》规定，监理企业派驻施工现场履行合同的是监理机构，同样它是监理企业的代表，针对现场存在的诸多问题，监理文件签发者是监理机构，而非监理企业。同样监理文件签发章为监理机构专用章而非监理企业公章。

　　（3）问题描述证据模糊。一些刚从业的监理人员在编写文件时不可避免地使用诸如“现浇结构尺寸偏大”、“钢筋网眼疏密不均”等带有主观感性的语句。监理工作应该基于施工现场实测实量，一个问题结论的作出必须有客观数据来支撑，所以有必要引入数据来证明监理方观点。

　　（4）指示口吻不当。针对某问题作出的指示应该是“要求”、“责令”等严肃性动词，毕竟采用监理通知单反映的质量安全问题都较为严重，所以有必要让责任单位理解监理机构指令的权威性、时效性。不过一些文件编写者运用“烦请”、“建议”等带有商量或犹豫性用词就不合适。

　　（5）结语使用不当。通常情况下，在监理文件作出指示后以“特此通知”或“特此函告”结束，少数编写者模仿施工单位附上“顺祝商祺”，此为画蛇添足之举，与工作无直接联系，反而降低文件严肃性。

　　4.3 监理例会纪要

　　一般工程项目召开监理例会的频率是一周一次，特殊或重大项目可能会提高频率。该会议涉及的内容绝不是一周七天监理日报的数学叠加，更不是监理周报的翻版，它的内容深度体现在监理日报、周报的突出问题的集合，广度体现在包括目标控制七大内容。所以此文件重要性不言而喻。

　　例会纪要不是将发言者的陈述逐字逐句地记录，而是整理，是有选择性、突出重点地罗列。在整理过程中关键的是该如何将发言者的陈述言简意赅地体现在纪要上。笔者认为可以借鉴文言文翻译时“信、达、雅”的要求。

　　信，就是诚实。纪要整理者在工作时完全按照发言者的口气、思路表述其立场，不得曲解其原话意义。在形容词、副词修饰方面需要仔细揣摩。换言之，即便对发言者原话不是很认同，也不能擅自编造可能改变其本意的语句。否则在某种意义上对发言者不敬，同时不排除他人在会议期间使用录音装置搜集证据的可能性，一旦原始记录与纪要偏差很大，那么监理机构在纠纷中将处于被动地位。所以信是最基本的条件。

　　达，即语句通顺。在确保纪要与发言者原话意思无限贴近的情况下方可寻求书面语句上的通顺。对纪要进行必要的结构调整、顺序的调换，可使纪要内容更容易被阅读者接收，避免由于理解偏差造成的问题。

　　雅，是语言正规、优美，这离不开一定程度的修辞，当然在监理工作会议纪要上主要表现在专业术语的使用上。在做到信、达的基础上才能进行雅的修饰，此举也体现出纪要整理者乃至监理机构文字组织能力水平。从某种程度上说雅是信、达的“上层建筑”、“形象公关”。

　　5 结  语

　　（1）由于全社会对安全生产的重视度不断提高，现实中存在一种误区，即安全文件应该不加限制地签发，从而达到规避监理安全责任的目的；而且一个安全问题不仅签发给责任单位，同时抄送至其他施工单位。此举不一定能验证“量变引起质变”的原理，相反表现出工作存在一定程度的盲目性。由于监理机构编写监理文件仅追求数量而忽视安全管理的深度和广度，那么管理水平及安全隐患识别水平可能停滞不前。尊崇科学管理的监理机构团队会根据施工进度及工作内容审时度势地签发安全文件，将施工现场潜在危险源予以罗列并有针对性地签发文件，达到事前、事中控制的目的。

　（2）一些监理机构习惯将施工现场所有问题采用一份文件（通知单、信函或联系单）发出，在体现文件内容饱满全面的同时却忽视了文件针对性的原则。如此无侧重点的文件会引发阅读者误解。

　　（3）目前一些文件缺乏图像资料，监理文件全盘文字叙述，无任何附件支持，那么施工单位在回复时也可能不会附上闭合图片附件，如此该过程可以解读为务虚、伪造。

　　（4）监理文件编写是一个系统工程，涉及面广。而编写水平也是随着国家法律法规、规范的更新与时俱进，只有不断解读剖析法规、规范性条文才能更好地完善监理文件的编写工作。