查操作准备卡，以确保所有信息清晰、清楚。如果原型零件进入生产任务，那么工厂的生产经理检查加工手册，以查看某些操作是否可以合并。“他们使用详细资料(来自原型卡)，但是我们从不删除原型卡，我们需要备份，”Toth说。当零件进入正式生产时，增加第二张卡即工艺卡，以便记录对零件特征的在机检测和统计过程控制，他补充说。  

该公司具有紧跟科技发展的传统，Toth说他的工厂正在测试一个崭新的无纸系统，它由公司内部设计，旨在改进工艺。该计算机化的系统在线存储操作准备卡中的数据和准备工作的照片，并且允许该工厂大多数机械工们的计算机访问这些数据。但是，Toth解释说他工厂的计算机服务器不够强大，不足以存储数千张照片并快速显示它们。  

与此类似，Rosen Aviation公司已经开始使用计算机存储加工任务的数据，但是仍停留在纸质阶段，Brackett说。工厂的准备卡和零件加工手册存储在计算机硬盘中，其中还包含零件程序，所以任何从事该项加工任务的新机械工通过简短的培训即可熟悉它并迅速提高速度。Rosen Aviation公司也把切削刀具和零件夹具作为成套工具箱放在置物架上，并记录刀具卡上相应的位置编号以便今后参考，Brackett说。  
“我们公司的宗旨之一是持续发展，它包括机械工所从事的加工任务的方方面面，”他解释说。Hannah还说他的工厂详细记录并保存工艺卡，因此任何新员工今后都能理解工艺并执行加工任务。“我们一直乐于学习有益于更好质量的零件加工新方式、更好的生产方法或者节省成本的措施，”Hannah说，但是他补充说他的工厂一直牢记绝不能牺牲零件的质量以及诚信的理念。“在一次生产运行完成之后，我们立即检查工艺的可说明性，”Hannah 说。  

“我们记录希望在下次运行中所做的任何变化，决定我们下次加工时是否能够为客户节省成本。减少装夹准备时间是一个难解决的问题。把每项加工任务所需的全部夹具和特殊刀具放在一起，并准备好它们以供你下次从事该任务时使用，通过这种方式必然能使装夹准备时间减少，”他说。但同时他表示，虽然这样做能节省未来准备工作的时间和费用，但是难于管理。“当从事一项加工任务时，我们通常知道它是否会是重复的任务，因此所有硬件工具按照任务编号来保存，而软件工具——工艺记录卡和程序——作为硬拷贝保存在文件中，同时以电子文档形式通常存储在三个地方，”Hannah说。Pace Precision Products公司将它的软工具保存在一台专门用于编程和存储的手提式个人电脑中，工厂主管所用的笔记本电脑中，以及安装在机床上的一台电脑中(如果还有可用空间)。他说，这种备份使得所有程序都能在机床和计算机系统之间方便地进行电子传输，同时确保它们的完整性和永久性。