收发台帐（比如设计变更、图纸）要详细登记到时分。

5、工程师向工程部资料室借阅资料要办理登记相关手续，不得随意翻阅工程部资料室的资料。借阅审批要严格，要有部门领导签字并建立借阅台帐。

6、总工室下发的联系函件中涉及设计变更的要和其它设计变更的资料放在一起。

7、与外单位的联系函，有未取走函件的要及时跟踪并在台帐中标记，以便日后利用。

8、给各部门的联系函需要按照部门进行分类，主要有物业、总工室、产品质量监察中心及工程技术部。

9、纸质台帐和电子台帐要一一对应。

10、档案盒中不能出现夹带其它不相关资料的现象。

11、工程资料中的工程名称、规模、相关施工单位等信息要与施工许可证、规划许可证及规划验收证一致。

12、工程资料中的签字盖章手续要完备，不得出现漏签字漏盖章的情况。

13、监理日志的内容要详尽，如工程现状、工程进度、存在问题及改进措施等，每项工程阶段性完成后及时向工程部资料室归档，严禁在监理日志上乱涂乱画。

14、分包资质要在分包单位进场10天内交工程部资料室存档，分包单位主要包括建设单位、监理单位、主体施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

备注：此内容来源于建筑管理。