8、审核文档是否规范

文档的规范性，就是从文档的字体、字号、格式等方面，确保文档的统一、规范。有人可能会觉得，只要文档内容上没有问题，格式上就无关紧要了，其实我不同意这种看法。文档是否规范，不仅体现出的是文档编制人员以及审核人员是否认真的态度，在项目文档外部评审时——比如专家评审会上，可能也会带来一些问题（下文里具体说）。文档规范性的审核，总结我个人的经验，主要包含下面一些内容：

• 封面和文档内容格式保持统一。同一个项目承建单位的文档，各个文档的封面建议采用统一的格式，包括文档名称的字体、字号、行间距，封面底部的公司名称落款、时间信息的字体格式等；不同文档的内容也建议采用统一的格式，包括目录格式（包括字体、字号、间距等，下同）、章节标题格式、正文格式、图表名称格式等等。

• 避免错字、别字，段末没有句号、段首没有缩进，多词、少字等错误。多数情况下审核人员首先审核的都是电子版文档，拜托WORD软件的语法识别标记功能，在进行文档内容审核时，可以特意的关注这些标记，就很容易挑出“刺”来。

• 名称或称谓统一。也就是说，对同一个事物的称谓在一个或一类文档里应保持统一。如甲方、业主方、业主单位、建设单位、建设方等，都是对同一单位的称谓，在一个文档体系里应尽量一致。

• 特别注意项目名称要与合同一致。文档封面标题、文档内容信息里，项目的名称一定要与合同的一致，一个字也别差。有些项目名称口头上叫习惯了，纸面上就忽略了，很容易和合同约定的项目名称出现偏差，因此尤其要注意。有一种特殊情况，就是承建合同和监理合同约定的项目名称不一致，我个人的处理办法就是，承建单位文档依据承建合同，监理单位文档依据监理合同。

• 目录里的页码对应准确。文档编制和审核过程中都会出现反复修改的情况，修改完成后忽略目录的更新也是常见的问题，审核时应当注意。

• 需要手签的记录一定要手签，保持文档的原始性和真实性。例如测试记录、培训签到表、培训反馈意见、试运行记录等，如果是机打，在文档评审（如验收专家评审）时，评审专家就会怀疑文档的真实性，影响评审结果。

• 尽量避免只签名、盖章，意见栏为空的情况。对于一些报验、报审类表格，很多业主单位习惯于只签名、盖章，却在意见栏里什么也不写；或者一些表格里需要监理单位出具审核意见、承建单位出具签收意见的，也会出现空在那的情况。这样的文档在提交审核时，可能会被评审专家提出类似“你只签名不写意见到底是同意还是不同意啊”这样的问题，所以应尽量避免。

• 文档装订厚薄合适，装订顺序具有一定的规律性。根据项目规模或者周期的不同，项目文档的多少也不一定，在文档装订的时候，审核人员有必要提醒一下承建单位注意装订顺序以及合理确定装订册数。太薄，册数就太多，不方便管理；太厚，册数少了，但是不方便翻阅。文档的装订顺序应当有一定的规律，比如可以按照项目各阶段的时间顺序分类装订，也可以按照文档类别分类装订，装订好的文档每一册应当有个文档目录，方便查找。

结束语

关于文档审核方面的内容其实很多很多，再给这么个篇幅估计我也写不完。东西很零散，都是基于经验积累，总结和梳理起来确实比较困难，希望读者理解起来不是太费劲。

文档审核其实是监理工作的重要内容，所以在实际工作中也尽量做到留痕，比如将审核意见以专题报告的形式形成并且提交，这样既丰富了监理文档，也体现出了监理工作量，必要的时候也能作为备查依据。

信息系统工程项目所涉及的技术面很广，所以每个项目都有每个项目的特点，没有文档的固定要求，但是基本的方向和依据是明确的，监理人员只要把握住基本的方向和依据就能开展文档审核工作。监理人员不可能熟知各个领域的技术知识，所以对于文档审核，很少会说这篇文档哪里写得好（当然对比说明的时候除外），但是一定要能说出哪里写的有问题。

（作者：甘泽坤）