W        

WORD

关于排版

Word排版中常见的不良习惯

常见一些Word用户在对文档进行排版时，习惯性地使用了很多不规范的操作方法，而这些不规范的操作方法常常是造成文档出现莫名其妙错误的重要原因。要想提高版式效率，做出规范美观的文档，一些好的排版习惯是必不可少的。现收集了以下排版的时候的不良习惯和大家共勉：

1、使用空格键完成缩进

中文段落的排版习惯是要在段落的首行缩进两个字符，常见一些文档里段落的首行缩进是用两个全角空格（或4个半角空格）来实现的，这就是排版中的一大不良习惯。

在Word中的【段落】对话框里，可以直接设置段落的各种缩进值；若想更直观地控制缩进，还可以拖动水平标尺上的游标来实现，通过鼠标直接拖动这些游标可以轻松实现首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。

既然Word提供了这么多实现段落排版的功能，其目的当然是希望用户使用它们，而像段落、字符之类都是一篇文档的组成基础，很多自动功能的实现都是建立在对这些基础组成部分的功能，也就成为对文档进行编排的基础。

2、添加空格进行对齐

当文档中上下两行的内容需要对齐排列时,常见一些操作者利用添加大量的空格来实现图中的效果，这种做法在视觉上基本能实现上下行字符的对齐，但效果并不是理想也不精确，而且一量其中的某项内容字符数发生变化，就需要重新调整填充空格的数量，可见这也是一种不良的操作习惯。

在遇到这种情况时，可以使用缩进、制表位等功能来实现。充分利用好制表位的左对齐、居中对齐、右对齐和小数点对齐功能，可实现数据、文本的精确对齐。此外，当遇到需要对齐的内容较多时，还可以使用表格来实现对齐。

3、用空格实现字符分散排列

这种情况多见于表格中，为了让表格各单元格里不同的字符内容实现均排，以达到美观的效果，很多人都习惯用空格来增加字符之间的间距。但当要实现如图所示的效果时，用空格只怕很难实现整齐美观。

其实遇到需要将字符分散对齐或排列的情况时，使用【调整宽度】命令就能很方便地实现，而且在字符数发生变化时，Word也会自动对字符间的间距进行修改。此外，像字符间距、分散对齐等命令都可以实现字符分散排列，用户可根据情况选择使用相应的命令来达到自己的需要。

4、连续按回车键换页

当完成了文档一部分的内容，其后的内容需要另起一页时，按大量的回画键来增加空白段落，以将光标移动到下一页的做法，也是排版中常见的一种不良习惯

遇到这种情况时，可根据需要在前一部分内容的结束位置添加分页符或分节符，这样就能轻松地将光标称动到下一页，而且当前面的内容进行曲增减造成文档行数据的改变时，Word会自动调整，不会影响后面的内容。

5、用增加空行的办法增加表格行高

曾见不少人为了增加表的的行高，就在单元格里用回车键添加空行，以此方法来增加表格的行高或者编辑一段连惯的内容时，当光标移动到了行尾，可是内容必须换行显示（如诗词赋等）时，在结尾处按回车键进行换行，诸如此种都属于滥用回车键的不良操作习惯。

在表格时大增加行高、列宽有很多方法，可以用鼠标直接移动表线，也可以在【表格属性】里进行设置。而对于连续的内容，在格式上肯定会要求保持统一，在必须要换行时，若强行用回车换行，则Word会将其视为被分开的段落，对其中一个段落的格式修改不会被应用于其他，这种情况使用回车键的地方改用手动换行符即可。

6、用段落【固定值】控制面行数

很人不用【页面设置】对话框来进行而面行数和列数字符的控制，当需要调整页面中的行数时，以改变段落【行距】值的方法来代替而设置。这样的不正确操作，往往造成事倍功半。

通过【页面设置】对话框中的【文档网格】选项卡，用户可以很方便地、精确地指定文档中每一页的行数以及每行的字符间距，Word会根据用户的行数和字符数自动进行调整。

7、手工编号代替自动编号

常听很多朋友抱怨，Word所提供的自动编号功能太烦人，老是自作聪明。其实不是Word要自做聪明。而是使用者没有驾驭好它。就好像一匹烈马，只要能摸透它的脾气，成为它的主人，它可能就是一匹能带着主人我驰电掣的千里马。同样，Word的自动编号功能只要能熟练地掌握好它的使用方法，它将带给用户众多的方便和快捷。

特别是在长文档的编辑中，手动编号很容易出错，而且一旦在编号中间发生增减情况，就会“牵一发而动全身”，这在文档的编辑中是相当不利的，不仅要浪费大时的时间进行编号的修改，而且还很容易出错；基采用的是自动编号则无此担忧，无论在文档的任何位置进行编号的增减或编号内容位置的调整，Word都会自动重新按顺序对编号进行更新。

8、不使用样式

对文档中的段落或者文本进行多种格式设置用格式刷对格式进行复制，却从未考虑过使用样式，这种操作方法是最常见的一种不良习惯。它是导致文档格式整体感差、工作效率低下的主要原因，也是很多Word自动功能无法使用的根源所在。

Word中的样式是多种格式的组合，每一种样式都可以包含很多种格式，对选中的内容应用某种样式，就等于将此样式所包含的所有格式信息都应用到了该内容。当需要对某一级别的标题修改其所包含的某项格式时，只需要对样式中所包含的此项格式信息进行修改，Word就会将此修改乍动应用于所有同级的标题，这在文档的个性过程中将大在提高工作效率。

9、认为Word不能计算

在撰写报告、总结之类的文档时，常见一些人一边敲打着键盘输入文本，一边还手持计算器或者调用Excel等进行着运算，然后再将计算结果输入到文档中，这样当计算所依据的基础数据发生变化时，不仅要修改文档中提到的基础数据，还得重新对数据进行计算并输入结果。

其实，大多数的文档中所涉及的计算都不是很复杂的计算，这种简单的数据计算，大可不必借用其他的软件或工具这第麻烦，直接利用Word提供的【表格】/【公式】,这可以进行常规的数据运算并可以设置数据格式。一些对Word域较熟悉的用户，还可以直接使用“=(Formula)”域与函数配合，或者进行嵌套使用，这样使用方法是甚至可以处理一些较复杂的数据运算。

10、不使用帮助

Word程序提供了很完善的帮助文件和使用帮助的方法。正确使用帮助文件是快速掌握Word的基础。

常用的、有效的获取帮助的主要方式如下：

（1）键盘：F1键，这是能用的帮助键

（2）在线帮助，获取MicrosoftOffice online的在线帮助

（3）网络：在网上有很多专业的Office社区，其中不乏高手（不过高手们常常很忙）。